Obowiązkowa dokumentacja BHP w firmie

Prowadzenie dokumentacji BHP w firmie jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Przepisy wyraźnie określają, jakie rejestry, wykazy oraz wyniki pomiarów i przeglądów należy przechowywać w organizacji. Objętość wymaganej dokumentacji BHP może wydać się przytłaczająca. Dlatego sprawdź, co dokładnie powinna ona zawierać oraz jak ją tworzyć i przechowywać.

Spis treści:

• Jakie dokumenty BHP w firmie?
• Tworzenie i zarządzanie dokumentacją BHP
• Jak długo należy przechowywać dokumentację BHP?
• Dokumenty BHP w firmie — odpowiedzi na najpopularniejsze pytania
• Podstawy prawne dokumentacji BHP

Szybka podpowiedź: w zakładzie zatrudniającym powyżej 100 osób pracodawca ma obowiązek utworzenia służby BHP. Jeśli zatrudnia więcej niż 250 pracowników, musi powołać komisję bezpieczeństwa i higieny pracy.

Mnogość przepisów, które nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji BHP, nie ułatwia realizacji tego zadania. Jego dopełnienie jest jednak konieczne nie tylko ze względu na konsekwencje wynikające z ewentualnego złamania prawa. Dowiedz się, jaka dokumentacja BHP w firmie jest obowiązkowa i z których przepisów to wynika.

Jakie dokumenty BHP w firmie?

Pracodawca powinien rzetelnie prowadzić dokumentację BHP przede wszystkim ze względu na zdrowie i bezpieczeństwo pracowników. W świetle przepisów w każdym zakładzie pracy powinna się znaleźć:

1. Dokumentacja dotycząca szkoleń BHP

Prowadzenie tej dokumentacji wynika z art. 237 § 2 Kodeksu pracy, który definiuje wyróżnia szkolenia BHP wstępne oraz okresowe. Pierwsze musi odbyć każdy nowo zatrudniony pracownik, a potwierdzeniem tego faktu jest karta szkolenia wstępnego, umieszczona w teczce pracownika. 

Odbycie okresowego szkolenia BHP dokumentowane jest za pomocą zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. Szkolenia tego typu wykonują co:

• rok — pracownicy, skierowani do prac szczególnie niebezpiecznych, 
• 3 lata — pracownicy na stanowiskach robotniczych,
• 5 lat — pracownicy inżynieryjno-techniczni oraz wykonujący zadania służby BHP, pracodawcy i osoby kierujące pracownikami,
• 6 lat — pracownicy administracyjno-biurowi oraz inni niewymienni, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

2. Dokumentacja badań lekarskich¹

Dotyczy badań wstępnych, które wykonuje osoba przyjmowana do pracy, oraz okresowych i kontrolnych w przypadku niezdolności do pracy dłuższej niż 30 dni. 

3. Instrukcje BHP

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca musi opracować instrukcje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, a każdy pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z nimi (art. 237 k.p.). 

Dodatkowo opracować należy instrukcje udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej² oraz instrukcję bezpieczeństwa pożarowego³

4. Ponadto pracodawca zobowiązany jest do posiadania:

• regulaminu pracy¹ oraz pisemnych potwierdzeń pracowników zapoznania się z jego treścią i przepisami BHP¹⁵, 
• ewidencji wypadków przy pracy¹,
• rejestru chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby¹, a także ich wykazu²⁵,
• aktualnych ocen ryzyka zawodowego¹ i ocen ryzyka związanego z narażeniem na hałas i drgania¹⁷, występującego przy ręcznych pracach transportowych¹⁸, stwarzanego przez czynnik chemiczny¹⁹, możliwością wystąpienia atmosfery wybuchowej²⁰, 
• pomiarów natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy²,
• rejestru czynników szkodliwych dla zdrowia⁵,
• wykazu pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy, zwalczania pożarów oraz ewakuacji¹,
• wykazu pac wzbronionych dla kobiet i młodocianych¹,
• umowy z jednostką służby zdrowia⁶,
• ewidencji przydziałów odzieży i ubrania roboczego oraz środków ochrony indywidualnej¹,
• listy zadań służby BHP¹ (powyżej 100 pracowników),
• wykazu prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby¹,
• wykazu prac szczególnie niebezpiecznych⁷, 
• rejestru prac z substancjami o działaniu rakotwórczym lub mutagennym¹ oraz wykazu pracowników wykonujących pracę z takimi substancjami⁸,
• rejestru prac ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi¹,
• wykazu maszyn i urządzeń podlegających dozorowi technicznemu⁹,
• książki konserwacji urządzeń transportu bliskiego¹⁰,
• rejestru maszyn i urządzeń podlegających dostosowaniu do minimalnych warunków¹¹,
• wyników przeglądu obiektu budowlanego, drożności przewodów kominowych, instalacji gazowej¹²,
• wyników przeglądów sprzętu przeciwpożarowego³,
• organizacji transportu wewnętrznego¹³,
• oceny warunków pracy przy monitorach oraz wykazu refundowanych zakupów okularów do obsługi monitorów¹⁴,
• analiz warunków pracy¹⁶,
• oceny zagrożenia wybuchem³,
• ewidencji uprawnień pracowników do obsługi maszyn²¹,
• dokumentacji DTR i książek przeglądu maszyn²²,
• kart charakterystyki substancji niebezpiecznej²³,
• książki obiektu budowlanego¹²,
• książki kontroli²⁴.

Tworzenie i zarządzanie dokumentacją BHP

Proces tworzenia dokumentacji BHP należy poprzedzić analizą obowiązujących przepisów, aby określić, jakie dokumenty są wymagane przez prawo i jakie są zasady ich tworzenia. Następnie opracowuje się i wdraża odpowiednie procedury. 

Równie ważne jest zapewnienie ich zgodności ze zmieniającymi się przepisami, dlatego w zarządzaniu dokumentacją BHP tak duża rolę odgrywa monitorowanie zmian w przepisach i aktualizacja dokumentów. Tutaj z pomocą przychodzi nasze oprogramowanie do zarządzania dokumentacją BHP w przedsiębiorstwie - zapraszamy do przetestowania naszej aplikacji.

Nadrzędnym celem prowadzenia tego typu dokumentacji jest jednak dbanie o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników, co powinno się realizować poprzez ich regularne szkolenia oraz szeroko pojętą edukację w zakresie BHP.  

Jak długo należy przechowywać dokumentację BHP?

Okres przechowywania dokumentacji BHP zależy od jej rodzaju. Na przykład potwierdzenia odbycia szkoleń BHP, jako element akt osobowych pracownika, należy przechowywać przez 50 lat. Dokumentację powypadkową przechowuje się przez okres 10 lat. 

Szczegółowe wytyczne, dotyczące długości okresów archiwizacji poszczególnych dokumentów BHP, znajdują się zwykle w ustawach i rozporządzeniach, które wprowadzają obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji. 

Dokumenty BHP w firmie — odpowiedzi na najpopularniejsze pytania

Dokumentacja BHP to temat bardzo obszerny, dlatego wciąż pojawiają się nowe pytania, dotyczące tych zagadnień. Poniżej prezentujemy odpowiedzi na najpopularniejsze z nich. Sprawdź, czy rozwieją one Twoje wątpliwości. 

Jak udokumentować szkolenie okresowe BHP?

Odbycie okresowego szkolenia BHP, zakończonego pozytywnym wynikiem egzaminu końcowego, udokumentowane jest przez stosowne zaświadczenie, które przechowuje się w aktach pracownika. 

Czy każda firma musi mieć behapowca?

Zgodnie z art. 237 Kodeksu pracy pracodawca musi zatrudnić etatowego Behapowca, jeśli zatrudnia więcej, niż 100 pracowników (obowiązek utworzenia służby bhp). 

Jakie dokumenty prowadzi specjalista BHP?

Behapowiec powinien prowadzić wszystkie dokumenty BHP, które wymagane są dla konkretnej firmy przez przepisy prawa.

Kogo obowiązują przepisy BHP?

Przepisy BHP obowiązują zarówno pracodawców, jak i pracowników niezależnie od zajmowanych stanowisk. 

Podstawy prawne dokumentacji BHP

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów.
4. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
5. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
6. Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy.
7. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
8. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 24 lipca 2012 r. w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy.
9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2012 r. w sprawie rodzajów urządzeń technicznych podlegających dozorowi technicznemu.
10. Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 października 2003 r. w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego w zakresie eksploatacji niektórych urządzeń transportu bliskiego.
11. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy.
12. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane.
13. Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 10 maja 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy użytkowaniu wózków jezdniowych z napędem silnikowym.
14. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
15. Rozporządzenie Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
16. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy.
17. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 5 sierpnia 2005 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracach związanych z narażeniem na hałas lub drgania mechaniczne.
18. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2000 w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy ręcznych pracach.
19. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 30 grudnia .2004 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych.
20. Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 8 lipca 2010 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy związanych z możliwością wystąpienia na stanowiskach pracy atmosfery wybuchowej.
21. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn.
22. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 21 października 2008 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn.
23. Ustawa z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach.
24. Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.
25. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych.