Co powinna zawierać instrukcja BHP?

Najlepsze praktyki

Zgodnie z prawem Pracownik jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Porównajmy natomiast zapoznanie ze zrozumieniem.

Porównanie zapoznania się ze zrozumieniem instrukcji bezpieczeństwa można zilustrować przez analogię do nauki jazdy samochodem. Zapoznanie się z instrukcją bezpieczeństwa jest jak przeczytanie podręcznika do nauki jazdy. Możesz znać znaki drogowe, przepisy ruchu drogowego i funkcje pojazdu, ale to nie oznacza, że umiesz jeździć. Zrozumienie instrukcji bezpieczeństwa to jak umiejętność praktycznego stosowania wiedzy z podręcznika podczas jazdy. Wiesz, jak reagować w różnych sytuacjach drogowych, jak unikać wypadków i jak bezpiecznie poruszać się po drogach.

Idąc dalej jakie najlepsze praktyki powinniśmy uwzględnić podczas tworzenia instrukcji?

• Dostosuj instrukcje do poziomu wiedzy i zrozumienia przewidywanych odbiorców. Użyj jasnego, prostego języka i unikaj technicznego żargonu, chyba że jest to konieczne.
• Konsultuj się z ekspertami i pracownikami mającymi praktyczne doświadczenie w procesach i obsłudze urządzeń. Ich wgląd może zapewnić, że wszystkie istotne aspekty bezpieczeństwa zostaną uwzględnione. A wpłynie to także na ich zaangażowanie.
• Użyj jasnego i zwięzłego języka - napisz instrukcje w prosty sposób.
• Użyj diagramów, fotografii i symboli uzupełniających tekst. Pomoc wizualna może być bardziej efektywna niż same słowa, szczególnie w demonstracji instrukcji
• Wyraźnie oznacz krytyczne ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa i procedury awaryjne. Użyj pogrubionego tekstu, kolorów lub ikon, aby zwrócić uwagę na te sekcje.
• Podaj szczegółowe instrukcje krok po kroku dotyczące procedur bezpieczeństwa. Zawrzyj konkretne informacje o tym, co robić, jak to robić i czego unikać.
• Upewnij się, że instrukcje bezpieczeństwa są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników.
• Regularnie przeglądaj i aktualizuj instrukcje bezpieczeństwa, aby odzwierciedlały zmiany w sprzęcie, procesach, przepisach i najlepszych praktykach. Firmy chwalą za to np. aplikację VITS gdzie instrukcje i procedury łatwo przechowywać i mieć pewność, że pracownik użyje najnowszej wersji.
• Po szkoleniu przetestuj zrozumienie instrukcji bezpieczeństwa przez pracowników. Może to być poprzez quizy, praktyczne demonstracje lub dyskusje. Takie rozwiązanie jest także proponowane przez aplikację VITS.
• Zachęcaj do feedbacku pracowników na temat jasności i skuteczności instrukcji. Wykorzystaj tę informację do ciągłego doskonalenia. Może to być zrealizowane np. poprzez zeskanowanie kodu QR i wypełnieniu przez pracowników ankiety (również dostępne w naszej aplikacji).

Upewnij się, że wszystkie instrukcje bezpieczeństwa są zgodne z lokalnymi, krajowymi i branżowymi przepisami i standardami bezpieczeństwa.

Wymagania prawne co do zawartości instrukcji BHP

Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, § 41.2:

Instrukcje powinny w sposób zrozumiały dla pracowników wskazywać:

• czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem danej pracy,
• zasady i sposoby bezpiecznego wykonywania pracy,
• czynności do wykonania po jej zakończeniu
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia pracowników.

Instrukcje dotyczące prac związanych ze stosowaniem niebezpiecznych substancji i preparatów chemicznych powinny uwzględniać informacje zawarte w kartach charakterystyki tych substancji i preparatów.

Co natomiast możemy do nich dodać w ramach najlepszych praktyk?

• Dla kogo jest przeznaczona: Określenie grupy docelowej instrukcji, tj. konkretnego stanowiska czy funkcji, dla której jest ona dedykowana.
• Wymagane kwalifikacje, uprawnienia, wymogi psychofizyczne oraz zdrowotne: Wskazanie kwalifikacji, uprawnień oraz wymogów zdrowotnych i psychofizycznych dla osób wykonujących prace.
• Krótki opis urządzenia, maszyny, narzędzia, technologii: Zawarcie informacji o używanych urządzeniach, maszynach, narzędziach i technologiach.
• Opis wykonywanych czynności, z uwzględnieniem organizacji pracy: Szczegółowy opis czynności w kontekście organizacji pracy, używanych technologii, materiałów, urządzeń, narzędzi oraz sygnałów porozumiewawczych itd.
• Stosowane środki ochrony zbiorowej i indywidualnej oraz zabezpieczenia: Opis stosowanych środków ochrony, zarówno indywidualnej, jak i zbiorowej, oraz zabezpieczeń.
• Określenie liczby pracowników niezbędnych do wykonania zadania: Wskazanie minimalnej i optymalnej liczby pracowników potrzebnych do bezpiecznego wykonania określonych zadań.
• Występujące i mogące wystąpić zagrożenia oraz narażenia na zagrożenia: Opis zagrożeń, które występują lub mogą wystąpić w trakcie wykonywania pracy. Odnośniki do wykonanych ocen ryzyka.
• Wykaz czynności zabronionych: Spis działań, które są niedozwolone podczas wykonywania pracy.
• Cel instrukcji: Wskazanie głównego celu instrukcji, czyli obszaru jej zastosowania – obsługi, wykonania czynności, sposobu postępowania.
• Postępowanie w sytuacjach awaryjnych: Instrukcje dotyczące postępowania w przypadku sytuacji awaryjnych, np. zagrożenia życia lub zdrowia, pożaru, wypadku, awarii i innych nietypowych sytuacji.