Audyty i inspekcje: Maska czy lekarstwo na problemy BHP?

Audyty bezpieczeństwa są powszechną praktyką w wielu organizacjach, mającą na celu zapewnienie zgodności z przepisami, procedurami, standardami itp. Jednakże, czy audyty rzeczywiście przyczyniają się do poprawy bezpieczeństwa, czy może stanowią jedynie fasadę działań, dającą złudne poczucie bezpieczeństwa? W poniższym artykule dokonamy analizy roli audytów bezpieczeństwa w kontekście zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP), porównując je z inspekcjami BHP oraz przedstawiając kluczowe wnioski z badań. Ponadto skupimy się na tym, co możemy zrobić, aby poprawić efekty naszych audytów w kontekście poprawy bezpieczeństwa, a nie odhaczania niezgodności.

Audyt a inspekcja – podobieństwa i różnice

Zarówno audyty, jak i inspekcje, są narzędziami służącymi do oceny stanu BHP w organizacji. Jednakże różnią się one pod względem celu, zakresu i metodologii.

Audyt bezpieczeństwa to systematyczne i niezależne badanie mające na celu ocenę, czy system zarządzania BHP organizacji jest zgodny z określonymi normami, procedurami i przepisami prawa. Audyty zazwyczaj obejmują przegląd dokumentacji, wywiady z pracownikami i kierownictwem oraz obserwacje w miejscu pracy. Celem audytu jest nie tylko identyfikacja niezgodności, ale głównie, i o tym często zapominamy, ocena skuteczności systemu zarządzania BHP oraz rekomendacja działań naprawczych.

Inspekcja BHP to kontrola warunków pracy pod kątem zgodności z przepisami i normami BHP. Inspekcje są zazwyczaj przeprowadzane przez wewnętrzne służby BHP, kierowników lub osoby nadzorujące pracowników. Koncentrują się one na identyfikacji fizycznych zagrożeń w miejscu pracy, takich jak niezabezpieczone maszyny, brak środków ochrony indywidualnej czy niewłaściwe warunki sanitarne. Celem inspekcji jest przede wszystkim identyfikacja zagrożeń i zapobieganie wypadkom jeszcze zanim do nich dojdzie, dlatego uznajemy je za narzędzia prewencyjne.

Audyty bezpieczeństwa – wyniki analizy dokumentów

Audyty bezpieczeństwa, choć powszechnie stosowane, nie zawsze przynoszą oczekiwane rezultaty w zakresie poprawy bezpieczeństwa pracy. Badania wskazują na pewne ograniczenia i potencjalne problemy związane z audytami, które warto omówić szerzej. Analiza kilku bardzo ciekawych opracowań ujawnia kilka kluczowych kwestii dotyczących audytów bezpieczeństwa:

1. Skupienie na zgodności powierzchniowej:

Badania wskazują, że audyty często koncentrują się na formalnej zgodności z dokumentacją i procedurami, zamiast na rzeczywistym zarządzaniu zagrożeniami. Hutchinson i in. (2023) zauważają, że audyty mogą stać się „maskaradą”, czyli symboliczną działalnością skupioną na powierzchownej zgodności, a nie na krytycznej samoocenie organizacji.

2. Brak głębokiej analizy przyczyn źródłowych:

Działania określane jako naprawcze w audytach często nie mają silnego związku z przyczynami źródłowymi lub realnymi zidentyfikowanymi zagrożeniami. W badaniu Hutchinson i in. (2023) jedynie 16% z 327 działań naprawczych było silnie powiązanych z problemem zidentyfikowanym w pytaniu audytowym.

3. Priorytet dla działań powierzchownej naprawy:

Audyty często skupiają się na łatwych do wdrożenia działaniach naprawczych, takich jak korekta dokumentacji czy oznakowania, zamiast na rozwiązywaniu istotnych problemów operacyjnych.

4. Złudne poczucie bezpieczeństwa:

Nadmierne poleganie na audytach jako głównym narzędziu zapewnienia bezpieczeństwa może prowadzić do złudnego poczucia bezpieczeństwa, podczas gdy rzeczywiste zagrożenia pozostają nierozwiązane.

5. Ryzyko „ślepoty na dowody”:

Rae i Alexander (2017) opisują zjawisko „ślepoty na dowody”, które może wystąpić w audytach. Polega ono na tym, że audytorzy mogą nie dostrzegać istotnych problemów, ponieważ skupiają się na formalnej zgodności z procedurami i dokumentacją.

Podsumowując, podczas przeprowadzania audytów, ważne jest skupienie się na kilku kluczowych aspektach:

Jasno określony cel: Audyt powinien mieć jasno określony cel, który wykracza poza samą kontrolę zgodności z procedurami. Powinien on skupiać się na identyfikacji i ocenie rzeczywistych zagrożeń oraz na rekomendacji działań naprawczych, które przyniosą rzeczywistą poprawę bezpieczeństwa.

Kompleksowe podejście: Audyt powinien uwzględniać zarówno czynniki techniczne, jak i ludzkie. Należy zwrócić uwagę na kulturę bezpieczeństwa, zaangażowanie pracowników, styl przywództwa oraz komunikację w organizacji.

Głęboka analiza przyczyn źródłowych: Audytorzy powinni dążyć do identyfikacji przyczyn źródłowych problemów, a nie tylko ich objawów. Dzięki temu możliwe będzie wdrożenie działań naprawczych, które zapobiegną podobnym wypadkom w przyszłości.

Zaangażowanie pracowników: Pracownicy powinni być aktywnie zaangażowani w proces audytu. Ich wiedza i doświadczenie są nieocenione w identyfikacji zagrożeń i opracowywaniu rozwiązań.

Audyty bezpieczeństwa mogą być cennym narzędziem w zarządzaniu BHP, pod warunkiem, że są przeprowadzane w sposób skuteczny i kompleksowy. Kluczowe jest, aby audyty nie były postrzegane jedynie jako narzędzie kontroli, ale jako narzędzie poprawy bezpieczeństwa pracy. Tylko wtedy audyty będą mogły spełnić swoją funkcję w tworzeniu bezpieczniejszego i zdrowszego środowiska pracy.

Inspekcje - przegląd najlepszych praktyk

Inspekcje BHP odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy. Skupiają się na fizycznych aspektach bezpieczeństwa w miejscu pracy, aich głównym celem jest identyfikacja i eliminacja zagrożeń, zanim doprowadzą one do wypadków lub chorób zawodowych. Inspektorzy podczas inspekcji identyfikują potencjalne zagrożenia, takie jak niebezpieczne warunki, niewłaściwe praktyki pracy czy niesprawne urządzenia. Inspekcja ma charakter bardziej operacyjny i często prowadzi do natychmiastowych działań naprawczych.

Na co pozwalają nam inspekcje:

Identyfikację zagrożeń: Inspekcje umożliwiają wykrycie i usunięcie zagrożeń, takich jak niezabezpieczone maszyny, brak środków ochrony indywidualnej, niewłaściwe składowanie substancji chemicznych czy nieodpowiednie warunki pracy (Dyreborg et al., 2022).

Zapobieganie wypadkom i chorobom zawodowym: idetyfikując zagrożenia, inspekcje przyczyniają się do zmniejszenia liczby wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych (Mujtaba & Kaifi, 2023).

Zwiększenie świadomości pracowników: Inspekcje BHP podnoszą świadomość pracowników na temat zagrożeń występujących w miejscu pracy oraz sposobów ich unikania (Health and Safety Executive, 2013).

Budowanie pozytywnej kultury bezpieczeństwa: Regularne inspekcje przyczyniają się do budowania pozytywnej kultury bezpieczeństwa, w której pracownicy czują się odpowiedzialni za swoje bezpieczeństwo i zdrowie.

Oszczędności finansowe: Zapobieganie wypadkom i chorobom zawodowym pozwala uniknąć kosztów związanych z leczeniem, rehabilitacją, absencją chorobową oraz odszkodowaniami.

Zgodność z przepisami: Inspekcje BHP pomagają organizacji zapewnić zgodność z przepisami prawa dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy (Mujtaba & Kaifi, 2023).

Jednakże, inspekcje BHP mogą być również obarczone pewnymi problemami:

1. Skupienie na winie pracowników:

Często inspekcje skupiają się na identyfikacji błędów popełnianych przez pracowników, zamiast na analizie przyczyn systemowych, takich jak luki w procedurach, braki w szkoleniach czy nieodpowiednie zarządzanie. To może prowadzić do obwiniania pracowników i negatywnie wpływać na morale oraz zaangażowanie w kwestie bezpieczeństwa (Mujtaba & Kaifi, 2023).

2. Brak pozytywnego wzmocnienia:

Skupienie się wyłącznie na negatywnych aspektach i wytykaniu błędów może zniechęcać pracowników do współpracy i zgłaszania potencjalnych zagrożeń. Inspekcje powinny również uwzględniać pozytywne wzmocnienie, doceniając pracowników za przestrzeganie zasad BHP i zgłaszanie potencjalnych problemów (Dyreborg et al., 2022).

3. Negatywny wizerunek służb BHP: Pracownicy mogą postrzegać służby BHP jako "policjantów", których zadaniem jest karanie za błędy, zamiast wspierać w zapewnieniu bezpieczeństwa.

Skuteczne inspekcje BHP – kluczowe elementy

Skuteczność inspekcji BHP zależy od wielu czynników. Oto kilka kluczowych elementów, które warto wziąć pod uwagę:

• Planowanie: Inspekcje powinny być starannie zaplanowane, z uwzględnieniem rodzaju działalności, specyfiki stanowisk pracy, występujących zagrożeń oraz częstotliwości ich występowania (Health and Safety Executive, 2013).
• Kompetencje inspektorów: Inspekcje powinny być przeprowadzane przez osoby posiadające odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie BHP (Health and Safety Executive, 2013).
• Metodologia: Inspekcje powinny być przeprowadzane w sposób systematyczny i obiektywny, z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi i metod, takich jak listy kontrolne, pomiary czy obserwacje.
• Dokumentacja: Wyniki inspekcji powinny być dokumentowane w sposób jasny i zrozumiały, z uwzględnieniem zidentyfikowanych zagrożeń, oceny ryzyka oraz rekomendowanych działań naprawczych.
• Działania naprawcze: Zidentyfikowane zagrożenia powinny być usunięte lub zminimalizowane w jak najkrótszym czasie.
• Monitorowanie: Należy monitorować skuteczność wdrożonych działań naprawczych oraz przeprowadzać inspekcje kontrolne.
• Komunikacja: Wyniki inspekcji oraz podjęte działania naprawcze powinny być komunikowane wszystkim zainteresowanym stronom, w tym pracownikom, kierownictwu i przedstawicielom pracowników. Komunikacja powinna być dwukierunkowa, umożliwiając pracownikom zadawanie pytań i wyrażanie swoich opinii.
• Dobre słowo: Podczas inspekcji warto zwrócić uwagę na to, co pracownicy robią dobrze, i docenić ich za przestrzeganie zasad BHP. To może pomóc w budowaniu pozytywnej kultury bezpieczeństwa i zwiększeniu zaangażowania pracowników.

Źródła:

• Hutchinson, B., Dekker, S., & Rae, A. (2023). Audit masquerade: How audits provide comfort rather than treatment for serious safety problems. Safety Science, 169, 106348
• Ooshaksaraie, M., & Azadehdel, M. R. (2014). An empirical study of safety performance assessment. International Journal of Occupational Hygiene, 6(4), 201-209.
• Dyreborg, J., Lipscomb, H. J., Nielsen, K., Törner, M., Rasmussen, K., Frydendall, K. B., ... & Kines, P. (2022). Safety interventions for the prevention of accidents at work: A systematic review. Campbell Systematic Reviews, e1234.
• Health and Safety Executive. (2013). Managing for health and safety (HSG65).
• Mujtaba, B. G., & Kaifi, B. A. (2023). Safety audit considerations for a healthy workplace that puts «people before profit» and OSHA compliance. Health Economics and Management Review, 1(1), 11-25.